Где лучше держать архив — в профессиональном хранилище или офисе?

На каждом предприятии и в каждой организации есть архив. Для того, чтобы все бумаги были в полном порядке, нужно не только правильно обрабатывать их, но и правильно хранить. Иначе они могут просто физически истлеть и испортиться, даже если ни один человек не прикасается к ним.

Поэтому у многих руководителей возникает мысль отправить архив в профессиональное хранилище. В этом случае забота о содержимом перестанет быть проблемой компании, а станет вопросом профессиональной компетенции подрядчика.

В этой статье мы рассмотрим особенности архивного хранения документов в профессиональном хранилище и оценим, насколько правильно такое решение.

Грамотная архивная обработка

Процесс перемещения документов на хранение в профессиональное архивохранилище сопровождается достаточно длительным и сложным этапом обработки документов. Она проводится в строгом соответствии букве закона, поэтому все бумаги оказываются в идеальном порядке, находить их или пополнять архив новыми листами становится очень просто.

Такую обработку можно провести и своими силами, если вы хотите устроить хранилище прямо в офисе. Но это потребует большой подготовки (как теоретической, так и практической) и займет намного больше времени.

Полностью оборудованное помещение

Даже если вы соблюдали все рекомендации по созданию архива на предприятии и провели действительно качественную обработку, следующий сложный этап — это подготовка помещения.

К сожалению, вам вряд ли удастся создать в обычном офисе хранилище, соответствующее всем требованиям и по характеристикам равное специально оборудованному залу.

Какими чертами должно обладать хорошее хранилище?

  • очень чуткая пожарная сигнализация, реагирующая на пламя и дым: так как огонь — главный враг бумаги;
  • современная система пожаротушения, подходящая для бумажных носителей — естественно, листы нельзя тушить ни водой, ни пеной;
  • система охраны и сигнализация, защищающая от проникновения посторонних;
  • система климат-контроля, которая поддерживает необходимый уровень температуры, влажности и освещенности;
  • качественная система фильтрации воздуха;
  • защита от различных биологических организмов — грызунов, насекомых, плесени и т.д.;
  • система шифровки информации, которая защищает от несанкционированного доступа посторонних;
  • специальные списки доступа — то есть четко определенный заказчиком перечень лиц, которые могут быть допущены к документам;
  • профессиональная мебель, сделанная из металла.

Всеми этими особенностями отличаются профессиональные хранилища. Кроме того, в них предусмотрены специальные кабинеты, где вы можете провести время, работая с бумагами.

Оцените статью
Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.